Zo stel je grenzen op je werk

ma 27 mei 2024

‘Kun je mij hiermee helpen?’ ‘Wil je dit vandaag nog even doen?’ ‘Sorry dat ik je ’s avonds app, maar kun jij even nakijken hoe…’ Natuurlijk, niemand is te beroerd om bij te springen als dat nodig is. Maar je moet het ook kunnen aangeven als het je even niet uitkomt. Zo geef je vriendelijk maar duidelijk je grens aan.

‘Het is balanceren op een slap koord’, zegt Iris Posthouwer die een boek schreef over grenzen stellen. Aan de ene kant wil je duidelijk zijn en geen ruimte geven waar de ander gebruik van kan maken, aan de andere kant wil je niet onvriendelijk of flauw overkomen tegenover je collega of leidinggevende.

Wat het moeilijk maakt, is dat het gaat om situaties waarin niets verkeerd wordt gedaan. Degene die jou om een dienst vraagt, heeft daar het volste recht toe – de kans is groot dat jij ook weleens iemand om een dergelijke dienst vraagt.

Het zou natuurlijk geweldig zijn als iedereen aanvoelt wat jouw grenzen zijn qua belastbaarheid en bereikbaarheid. Maar omdat de kans dat dat ooit gaat gebeuren klein is, is het wel zo handig als je zelf met zelfvertrouwen – maar zonder frustratie – kunt aangeven wanneer er te veel van je wordt gevraagd.

Voel je grenzen aan
Om dat te kunnen, moet je eerst weten waar die grens ligt, zegt organisatiepsycholoog Marjon Bohré. ‘Neem kort de tijd om te voelen wat de vraag met je doet. Krijg je bijvoorbeeld een vervelend gevoel in je buik of spannen je schouders zich aan? Dan weet je dat je voor jezelf een grens overgaat als je ja zegt.’

‘Een professor die ik interviewde voor mijn boek, had het over de ja-reflex’, zegt Posthouwer. ‘Die is heel sterk: mensen willen het liefst pleasen en geen gedoe.’ Beide deskundigen adviseren daarom: bouw wat tijd in voor jezelf voordat je antwoord geeft. ‘Zeg: ik kom er zo op terug, geef me een paar minuten, of: ik overleg het hier even en dan laat ik het je weten’, adviseert Posthouwer. Door die tijd te nemen, wordt de ja-reflex minder sterk en kun je rationeel nadenken over het verzoek. Maar die tijd moet natuurlijk niet te lang duren, zegt Posthouwer. ‘De ander moet ook weten waar die aan toe is. Dus neem een paar minuten en geef dan een helder antwoord.’

Anders ja zeggen
Er zijn dan drie mogelijke antwoorden, zegt Bohré. ‘Nee, ja, of een ander soort ja. ‘Zeg je ja, dan kun je dat bijvoorbeeld aanvullen met ‘ik heb vandaag wel tijd’. Zo geef je op een vriendelijke manier aan dat het geen vanzelfsprekendheid is en er ook momenten zijn waarop je nee kunt zeggen.’

‘De leukste van de drie vind ik de ‘anders ja’. Dan zeg je bijvoorbeeld: ‘Ik kan je daar morgen wel mee helpen.’ Of: ‘Ik kan wel een stukje van je overnemen, zal ik dan deze taak doen?’ Op die manier houd je zelf de regie én kom je de ander tegemoet.’

En dan is er natuurlijk de ‘nee’, de moeilijkste. Dat kun je op een paar manieren zeggen. ‘Nee is een complete zin’, zegt Bohré. ‘Je hoeft dus geen redenen te geven. Maar als jij dat toch te kort vindt, kun je ook zeggen: nee, dat lukt me niet, of: nee, ik heb andere plannen.’

Eén reden geven is handig
Ook Posthouwer vindt dat je je niet hoeft te verantwoorden en dat je ook geen goede reden hóéft te hebben om nee te zeggen. ‘Maar we weten uit de literatuur wel dat het geven van een reden handig is. Daarvan wordt de nee minder agressief en wordt de afwijzing beter te verteren.’ Hou het wel bij één reden, waarschuwt Posthouwer. ‘Als je meer redenen noemt, dan krijgt de ander het gevoel dat diegene iets onredelijks heeft gevraagd, terwijl dat niet zo is. En de ander moet na een nee ook de ruimte krijgen om een andere oplossing te zoeken, bijvoorbeeld door een collega te vragen. Zeg bijvoorbeeld: sorry dat lukt niet, er hijgt een deadline in mijn nek, of: nee, ik moet op tijd thuis zijn, anders wordt het thuisfront boos.’

Waar het vaak fout gaat, is dat we ons vervolgens verantwoordelijk voelen voor het gevoel van de vrager. Nu zit die met te veel werk, is die teleurgesteld omdat jij nee hebt gezegd, etc. ‘Daar moet je mee stoppen’, zegt Bohré heel duidelijk. ‘Jij bent niet verantwoordelijk voor het gevoel van de ander.’ ‘Ja zeggen is in zo’n situatie een soort zelfverraad’, zegt ook Posthouwer. ‘Of die ander zit met het probleem – en dat was ook zijn probleem – of jij neemt het probleem over. Als je dat doet, dan is de kans groot dat je de ander helpt, maar teleurgesteld bent in jezelf.’

Meeleven met de vraagsteller
Wel kun je in je antwoord laten merken dat je meeleeft met de ander. ‘Zeg bijvoorbeeld: ja, ik snap dat dat vervelend is, maar ik kan je niet helpen’, zegt Bohré.

Zelfs als je je best doet om je grenzen te bewaken, dan kan het toch zijn dat het een keer misgaat en je alsnog zit over te werken. ‘Ga dan later terug naar die persoon’, adviseert Posthouwer. ‘Zeg: ik heb een vervelend gevoel overgehouden aan wat er gisteren gebeurde. Ik zei dat ik geen tijd had en jij stapte daar overheen. Ik zat toen tot laat te werken. Dat voelde niet fijn, ik baalde daardoor van mezelf en ook een beetje van jou.’ Dan heb je deze situatie niet voorkomen, maar zal die collega een volgende keer waarschijnlijk wel gelijk accepteren dat je nee zegt. (bron: Intermediair)