Stappenplan: problemen oplossen op het werk

di 25 okt 2022

Of je nu al een lange of korte tijd aanwezig bent op deze aardbol, je hebt het vast al eens meegemaakt. Onmiddellijk actie ondernemen om escalatie van een situatie te vermijden. Vertragingen, collega’s die deadlines niet respecteren, personeelstekort... Het zijn niet de meest aangename situaties op de werkvloer. Toch zijn ze er. Je kan er dus maar beter mee leren omgaan. In dit stappenplan leer je de kunst van het probleemoplossend denken.

Stap 1: definieer het probleem
Een eerste goede stap is om na te gaan wat het probleem nu echt is. Dat kan met behulp van deze vragen: Wie is betrokken? Wat, waar, waarom en wanneer is dit gebeurd? Op wie heeft het probleem een invloed en op welke manier? Is de werksfeer anders? Welk effect heeft dit probleem?
De antwoorden helpen je om het bredere plaatje te zien. En dat is belangrijk in de zoektocht naar de juiste oplossing.

Stap 2: verzamel feedback
Iedereen kijkt anders naar bepaalde zaken. Het is dan ook interessant om meerdere inzichten te verzamelen. Zo krijg je een beter beeld van wie beïnvloed is door het probleem. Je kan het dan nóg beter begrijpen. En je komt dichter bij een oplossing die voor iedereen werkt.

Stap 3: stel de bron van het probleem vast
Een probleem op korte termijn oplossen is handig. Voor even. Na een bepaalde tijd zal de situatie zich weer voordoen en zit je misschien met een nog groter probleem. Daarom is het beter om de kern van de moeilijkheid aan te pakken. Door je verzameling aan feedback en perspectieven kan je de onderliggende oorzaak bepalen. Je collega’s hebben bijvoorbeeld de deadline voor ideeën rond een campagne gemist. Maar misschien liep de brainstorm die eraan voorafging wel stroef? Eens je de oorzaak begrijpt, kan je het probleem beter plaatsen. Weer een stap dichter bij de oplossing.

Stap 4: brainstorm
Nu je weet wat het echte probleem is, kan je brainstormen. Dat kan alleen of in groep. Welke oplossing werkt voor dit specifieke probleem? Ook hier verzamel je meerdere perspectieven. Stel je ruimdenkend op. Wat is het doel van de oplossing? Het is ook belangrijk om na te denken over beperkingen, obstakels of andere overwegingen die de zoektocht naar een oplossing belemmeren.

Stap 5: los het probleem op
Er zijn verschillende manieren om een probleem uit de weg te ruimen.

• De ‘5 why’s’ gebruik je om tot de essentie van het probleem te geraken. Wat is het probleem en waarom gebeurt dit? Formuleer een antwoord met enkel feiten en vraag telkens opnieuw: ‘waarom?’. Ga zo door tot je vijf keer ‘waarom’ hebt gebruikt. Zo leg je het probleem echt bloot.
• De ‘6 hoeden’ bieden je zes verschillende perspectieven op het probleem. Als je alle hoeden eens uitprobeert, krijg je een 360°-zicht op de situatie. Dat kan ook in team. De blauwe hoed neemt informatie op over de genomen beslissingen. De zwarte hoed is een criticus die slechte ideeën elimineert. De gele hoed bekijkt alle oplossingen met een roze bril en zoekt steevast naar het positieve. De witte hoed is de realist die focust op feiten. De rode hoed vindt emoties en gevoelens het belangrijkst. De groene hoed staat open voor creatievere oplossingen. Welke hoed past jou?
• Met de mislukkingsanalyse spoor je mogelijke problemen van tevoren op. Zo kan je ze gemakkelijker voorkomen. Je analyseert dan situaties die zich eerder voordeden. Wat liep er mis? Wat was de oorzaak? Binnen de kortste keren ben je een kei in het op-voorhand-probleemoplossend denken.

Nog een afsluitende tip: het is gemakkelijker om een probleem aan te kaarten door de debatruimte wat op te leuken. Je merkt al snel dat de sfeer dan relaxed is. Iedereen praat met iedereen. En wie weet, komen er goede oplossingen uit de bus.

Stap 6: evalueer alternatieven
De oplossing waar je uiteindelijk voor kiest moet in lijn liggen met het doel. Gaat iedereen akkoord? Het is belangrijk dat het probleem zich niet opnieuw voordoet. Hou ook rekening met het bedrijfsbeleid, het budget en de beschikbare tijd. De SWOT-analyse komt hier handig van pas. Ga op zoek naar de sterktes, zwaktes, bedreigingen en mogelijkheden van je oplossing. Op deze manier maak je sneller de juiste keuze. Succes! (bron: Jobat)