Samenwerken terwijl iedereen thuis zit: zo doe je dat

ma 20 apr 2020

Het kan al een flinke uitdaging zijn als je op kantoor zit, als iedereen vanuit huis werkt is het waarschijnlijk nóg moeilijker: samenwerken.

1. Formuleer een duidelijk en meetbaar doel
Een duidelijk doel is het fundament van iedere samenwerking. Waar ga je precies aan werken met z’n allen? De Amerikaanse organisatiepsycholoog J. Richard Hackman, een van de wetenschappelijke goeroes op het gebied van teameffectiviteit, omschreef zo’n duidelijk doel als een ‘compelling direction’. Het moet in de eerste plaats haalbaar zijn, maar ook ambitieus. Daarnaast moeten teamleden zich eraan willen verbinden. Hoe dat doel precies wordt bereikt, bepaalt het team. Maar zorg er wel voor dat het regelmatig ter sprake komt, zodat iedereen scherp blijft op waar nou aan gewerkt wordt.

2. Zorg voor een duidelijke rol- en taakverdeling
Elke samenwerking is gebaat bij duidelijkheid. Zorg er dus voor dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, wie wat doet en wanneer diegene dat doet. En zorg dat iedereen zich goed voelt bij de taken die hij toebedeeld krijgt. Zijn het er bijvoorbeeld niet te veel? En passen ze bij de kwaliteiten die iemand heeft? Digitale hulpmiddelen als Slack, Asana en/of Microsoft Teams helpen jou en je teamgenoten om nog meer overzicht te krijgen.

3. Houd rekening met de kleur van je collega’s
Onthoud: there’s no I in team. Als je samenwerkt, werk je met anderen. Die anderen zullen (helaas) niet altijd meebewegen in de manier van werken die jij het prettigst vindt. Als je samen iets wil bereiken, moet je dus ook weten hoe je collega’s het liefst dingen aanpakken. Vraag hen daarom naar hun voorkeursstijl. Dikke kans dat zij (net als jij) van zichzelf weten of hun voorkeursstijl rood, groen, geel of blauw is. Als deze kleuren je niet bekend voorkomen: elke kleur staat voor een letter uit de DISC-methode. DISC staat hierbij voor Dominantie, Invloed, Stabiliteit en Conformiteit. Aan elke kleur of letter zijn vervolgens verschillende eigenschappen verbonden.

4. Pak het teammodel van Lencioni erbij
Waarschijnlijk kun je er wel een paar opnoemen: de frustraties van werken in een team. Collega’s die afspraken niet nakomen, elkaar niet durven aanspreken… De Amerikaanse organisatieadviseur Patrick Lencioni vatte ze samen in zijn bestseller De vijf frustraties van teamwork en kwam daarin ook op de proppen met een eigen piramide. De piramide van Lencioni bestaat uit gezamenlijk resultaat, verantwoordelijkheid nemen, commitment, constructieve conflicten en vertrouwen. Als je ervoor zorgt dat het met elk van die elementen goed zit, krijg je functionele teams, zegt Lencioni. “Functionele teams verspillen geen tijd aan de verkeerde issues of aan het keer op keer bespreken van hetzelfde onderwerp. Daarnaast maken functionele teams betere beslissingen en bereiken ze meer in minder tijd met minder afleiding en minder frustratie.”

5. Kijk naar de mieren
Mieren gebruiken geen Slack en Asana, maar verder passen ze een paar van de tips hierboven bijzonder goed toe. Ze werken georganiseerd en in teams en nemen risico’s om hun collega’s te helpen. (bron: Intermediair | Mirjam Streefkerk)