Behandel je tijd als geld: je kunt niet meer uitgeven dan je hebt

ma 24 mrt 2025

Verwacht je leidinggevende het onmogelijke van jou? Legt iedereen klusjes op jouw bureau? Of zijn er gewoon niet genoeg uren in een dag om alle taken te doen? Bekijk je tijd dan als geld, adviseert teamtrainer en – coach Karen Visser: ‘Je kun niet meer uitgeven dan je hebt.’

Als alles belangrijk is, is niets belangrijk. Dat mag je concluderen als je veel te veel taken op je bordje krijgt. ‘Ga in gesprek met je leidinggevende’, zegt Visser. ‘Laat zien dat het onmogelijk is om alles wat je moet doen, in je werktijd af te krijgen.’

Houd de tijd bij
Om te laten zien hoeveel tijd een taak echt kost, kun je de tijd bijhouden in bijvoorbeeld Toggl. Noteer daarin alles wat je doet. ‘Belangrijke taken moeten eerst komen, dat snapt jouw leidinggevende ook. Maar vaak zijn teveel dingen belangrijk. Het moet wel te doen zijn en er moet een grens zitten aan je betrokkenheid. Laat zien hoeveel tijd welke taken kosten en laat je leidinggevende bepalen wat het belangrijkst is, desnoods overleg je zit.’

Goeie managers houden vinger aan de pols, maar meestal verwachten ze dat jij zelf aangeeft dat het teveel wordt.

Werknemers overschatten vaak hoeveel de leidinggevende specifiek met hen bezig is. ‘Werk stroomt jouw kant op, totdat jij zegt dat het niet kan. Goeie managers houden vinger aan de pols, maar meestal verwachten ze dat jij zelf aangeeft dat het teveel wordt. Als je meerdere leidinggevenden en meerdere rollen hebt, verdeel je tijd dan realistisch. Je kunt ze niet beide 60 procent geven, want je hebt maar 100%.’

Stel een takenlijst op
Een olifant past niet in een schoenendoos, ook niet als je daar een schoenlepel en smeerolie bij doet. ‘Zet maximaal drie taken op je lijst die je vandaag echt gedaan wilt en moet hebben. Dat is te doen. Dit lijstje is niet statisch, er kunnen andere prioriteiten komen gedurende de dag, maar maak het niet langer. Dan is het niet meer te doen. Welke taken zijn het belangrijkst? En wat zijn je vaste lasten? Als je inkomen binnenkomt, ga je pas geld aan extra luxe uitgeven als je huur, verzekeringen en boodschappen betaald zijn.’

Daarnaast is het belangrijk hoeveel waarde een taak heeft. ‘Kosten twee taken vergelijkbare tijd en moeite, voeg dan de factor waarde toe: hoeveel impact heeft welke actie. Daarmee kun je beter prioriteit geven; bijvoorbeeld spiegels zemen of de rookmelders plaatsen, dat kost evenveel moeite en tijd, maar wat levert het meest op? Dat kies je.’

Voorkom afleiding
Als je in ieder geval die drie punten gedaan wilt hebben, voorkom dan dat je afgeleid wordt. Begin de dag niet met je mailbox, maar met je agenda. ‘Je mailprogramma kun je zo instellen dat je agenda meteen opent. Dan heb je een overzicht van wat je die dag al hebt staan en kun je daaromheen plannen. Hoe meer afleiding je binnen laat komen, hoe minder je presteert. Kijk ook naar waar het vandaan komt. Als je collega’s regelmatig vragen stellen in de chat over dingen die ze zelf kunnen achterhalen, geef dan aan dat jij druk bezig bent. Dat patroon kun je ook aan de orde stellen in een teamoverleg: “Ik zie dat er veel vragen binnenkomen over A,B en C, antwoorden daarop kun je daar-en-daar op de schijf vinden.”

Hierin is structuur prettig, de mens is een gewoontedier, maar houd ook hierin een slag om de arm, adviseert Visser: ‘Een thuiswerkdag is heel anders, dan heb je ook de gelegenheid om de diepte in te gaan. Op kantoor is het vaak versnipperder. Houd daarnaast ook rekening met je eigen energie. Als je de nacht ervoor slecht geslapen hebt, heeft dat invloed.’

Rol uit tot het stoplicht
Werk niet gewoon door tot het tijd is om naar huis te gaan, maar rond de dag af en zorg ervoor dat je de volgende dag weer verder kan. ‘Rem niet abrupt, maar besteed nog een kwartier aan uitzoomen; heb ik gedaan wat ik wilde? Wat is er blijven liggen en hoe kan ik daar morgen mee verder gaan? Als morgen een thuiswerkdag is, heb ik dan alles bij me wat ik nodig heb? Hoe ziet die dag eruit? Dat zorgt ervoor dat je de dag erna gemakkelijker begint, op een prettige manier waarbij duidelijk is wat het eerste is waar je mee begint. Je begint en eindigt de dag met uitzoomen, ook al is het maar kort.’ (bron: Intermediair)