10 tips om het overzicht op je werk te behouden

ma 20 apr 2020

Sommige mensen weten elke vorm van chaos het hoofd te bieden. Meer werk? Het past allemaal mooi in hun planning, want daar hadden ze al weken op voorhand ruimte voor voorzien. Spijtig genoeg zijn deze mensen vaak een unicum en behoort de meerderheid niet tot deze zeldzame groep van werknemers. De meeste mensen hebben nood aan een houvast in tijden van een paperassenstorm, daarom hebben we hier enkele tips.

Meestal draait het inderdaad om het hebben van een planning. Niet heel je leven moet schematisch uitgestippeld zijn, maar lijstjes en bewust geplande cool-downpauzes zijn mooi meegenomen.

1. Een ding tegelijk
Het is verleidelijk om te multitasken, want het geeft je het tijdelijke gevoel om sneller te gaan als je met meer dingen tegelijk bezig bent. Meestal is dat echter niet zo. Het is vooral afleidend en uiteindelijk zit je met meerdere dingen die nog niet afgewerkt zijn en toch tijd opslurpen. Stel dus prioriteiten of beslis gewoon om één ding af te werken. Het verhoogt je focus en het geeft je een voldaan en zekerder gevoel.
Doelgericht werken verhoogt je productiviteit. Target per target halen voelt elke keer als een kleine overwinning. Werk dus taak per taak af. Hoe?

2. To-do-lijstjes
Maak een lijstje om een overzicht te bewaren van wat je nog moet doen. Het kan helpen om te focussen op de prioriteiten. Ben je klaar? Dan streep je het van de lijst.
Iedereen heeft zijn eigen manier om zo’n lijstjes bij te houden. Sommige mensen plannen een week op voorhand, voor sommige mensen is het een dag-tot-daggewoonte. Sommige mensen zullen enkel een lijstje maken voor een reeks taken die zich plots hebben opgestapeld om snel weer een overzicht te krijgen. Deze lijstjes kunnen ook helpen bij het onderscheiden van hoofd- en bijzaken.

3. Weeg af wat belangrijk is
Het woord prioriteit is al enkele keren gevallen, maar als je een drukke job hebt, is het soms moeilijk om te zien wat écht belangrijk is en wat je voor later kan houden. Soms moet je afwegen wat je echt zelf moet doen, wat kan wachten, wat nu moet gebeuren en wat je kan doorschuiven naar iemand anders.
Zeker in tijden van stress en deadlines moet je zien dat je je geen overbodige taken op de hals haalt. Is het niet nodig dat jij het doet? Schrappen. Is het iets zonder vervaldatum? Zet het onderaan de lijst.

4. There’s an app for that…
To-do-apps, online agenda’s, overzichtelijke digitale notitieboekjes, handige alarmsystemen… Er zijn ontzettend veel handige digitale tools te vinden om je werk zo efficiënt mogelijk in te delen. Je kan ze gebruiken om reminders in te stellen of om doelgerichter te werken. Er zijn zoveel mogelijkheden, dus benut je smartphone en laptop zo goed mogelijk.

5. Gebruik een agenda
Je kan ook oldschool een papieren agenda gebruiken, het hoeft niet altijd digitaal te zijn. De papieren agenda en een notitieboekje hebben hun nut al jaren bewezen en zijn betrouwbaar en efficiënt. Je ziet meteen of je een afspraak hebt, vermijdt dubbele boekingen en plant dagspecifieke taken in.
Hou je agenda dicht bij de hand, zodat je alles meteen kan inschrijven. Doe je dat niet dan kan je wel eens met verkeerd ingeplande afspraken te maken krijgen en loopt het mis.

6. Plan randtaken in
Opruimen, spammail filteren, administratie… Tijdrovende, ongemakkelijke taken die je liever uitstelt of juist wel doet.
Plan er enkele keren per week een moment voor in, zodat het niet te erg afleidt van je andere belangrijkere bezigheden. Je bureau opruimen kan je best ’s avonds na je werk doen, je administratie op donderdagochtend. Spammail filteren is misschien iets dat bij jou best op maandagmorgen voor het begin van je werkweek past?

7. Plan ontspanning
Niet enkele de ongemakkelijke zaken moeten gepland worden. Ook rust is essentieel. Een cool down periode, een wandeling, lunchpauze, even naar muziek luisteren, sporten, een meditatiesessie… het zijn allemaal manieren om even tijd in te lassen om tot jezelf te komen. Voel zelf aan hoeveel je nodig hebt. Voel je er niet schuldig over, het is een investering.
Wie een frisse geest heeft tijdens de dag, werkt efficiënter. Je bent weer scherper én je werkt met meer plezier.

8. Praat
Niet enkel het sociale aspect is belangrijk. Al is het niet te onderschatten. Wie door stress veel op zichzelf zit, gaat zich misschien te veel afsluiten en zichzelf isoleren.
Praten met vrienden of collega’s kan ook tot nieuwe inzichten leiden. Een frisse blik op een probleem waar je al een tijd mee zit, kan een blokkade opheffen. Misschien is een ander perspectief of het verbaliseren van het probleem alles wat je nodig had om tot een doorbraak te komen. Bespreek dus ook problemen. En leer van je omgeving.

9. Sluit je werkdag af
Het is niet altijd gemakkelijk om de knop in je hoofd om te draaien na je werkdag. Soms blijf je nog uren napiekeren over een bepaalde taak of een telefoontje. Probeer dat te vermijden.
Leg vast wanneer je werkdag begint en wanneer hij eindigt, zodat je met een gerust gevoel je werk kan afsluiten. Probeer zoveel mogelijk taken volledig af te hebben. Dingen die blijven liggen of niet afgerond zijn, blijven je vaak achtervolgen. Je blijft erover nadenken, zodat je hoofd niet ‘leeg’ is als je naar huis gaat. Laat je werk zo goed mogelijk op kantoor.

10. Blik terug
Op het einde van je werkdag maak je best even tijd om terug te blikken op je dag.
Neem een kwartiertje om je to-do-lijstje te overlopen. Heb je al je doelen bereikt? Zo niet, ga je de overgebleven taken nu nog afhandelen of begin je er je takenlijstje van morgen mee? Ben je zelf tevreden over wat je hebt bereikt? Hoe kan je dit morgen anders of beter doen? Stel desnoods al een volgend lijstje op.

Door te reflecteren over je dag, sluit je deze ook af. (bronnen: Jobat, Manners)